Zarządzenie nr 11/2021
Zarządzenie nr 11 /2021
Dyrektora Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież
z dnia 24 maja 2021r.
w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież
Na podstawie § 7 uchwały nr XLV/386/2014 Rady Miejskiej w Chodzieży z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie nadania Statutu Mieszkaniowemu Zasobowi Gminy Miejskiej Chodzież
zarządzam co następuje:
§ 1. Dokonuje się zmiany „Regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież” stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 33/2019 Dyrektora Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież z dnia 2 grudnia 2019 r w sprawie regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież, w sposób następujący:
- § 12 regulaminu otrzymuje następujące nowe brzmienie:
„§ 12. Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. administracyjnych w szczególności należy:
- Prowadzenie ogółu spraw kadrowych, w tym :
- wykonywanie czynności związanych z naborem i zatrudnianiem pracowników,
- prowadzenie akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej,
- przygotowywanie dokumentacji dotyczącej świadczeń pieniężnych związanych ze stosunkiem pracy,
- sporządzanie dokumentacji związanej z ustaniem stosunku pracy,
- sporządzanie planu urlopów i kontrola przestrzegania;
- rozliczanie czasu pracy pracowników,
- koordynowanie prac i przygotowanie dokumentów związanych z dokonywaniem ocen kwalifikacyjnych pracowników,
- opracowywanie planów szkoleń oraz organizowanie szkoleń pracowników,
- prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników;
- organizowanie stażów, praktyk w jednostce;
- prowadzenie całokształtu zagadnień związanych ze sprawami socjalnymi pracowników;
- prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem pracowników w służbowe telefony komórkowe, przygotowanie umów na dojazdy;
- obsługa programu UNICAP - Kadry,
- sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie wynikającym ze stanowiska pracy.
- Prowadzenie obsługi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
- Prowadzenie obsługi administracyjno – gospodarczej, w tym:
- obsługa sekretariatu, przyjmowanie interesantów i organizowanie spotkań Dyrektora,
- obsługa centrali telefonicznej i korespondencji elektronicznej, nadzór nad funkcjonowaniem i modyfikacją strony internetowej,
- prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących z MZGM oraz innych spraw kancelaryjnych,
- prowadzenie rejestrów:
- zarządzeń wewnętrznych,
- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr kontroli zewnętrznych,
- rejestr upoważnień i pełnomocnictw,
- rejestru delegacji służbowych;
- przechowywanie aktów prawnych prawa miejscowego dotyczących jednostki,
- przygotowanie i realizacja zamówień na dostawy i usługi w rozdziale 70004, w tym sporządzanie projektów umów,
- bieżąca kontrola wydatków na poszczególnych paragrafach, kontrola merytoryczna dowodów i prowadzenie zaangażowania wydatków w zakresie wynikającym ze stanowiska pracy,
- zaopatrzenie jednostki w meble, sprzęt komputerowy, inne środki techniczne oraz materiały biurowe, druki, prasę;
- nadzór nad utrzymaniem bezpieczeństwa, porządku i czystości w pomieszczeniach jednostki oraz w jego otoczeniu;
- nadzór i koordynacja nad prowadzeniem składnicy akt oraz obsługi dokumentacji archiwalnej MZGM;
- koordynacja procesu administrowania siecią komputerową jednostki koordynacja użytkowania sprzętu komputerowego; analizowanie potrzeb w zakresie systemów informatycznych;
- aktualizacja strony internetowej MZGM oraz BIP;
- koordynacja procesu zarządzania danymi osobowymi i ścisła współpraca z inspektorem ds. RODO, gromadzenie dokumentacji procedur w zakresie RODO, prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych.
- wykonywanie czynności zastrzeżonych dla koordynatora dostępności;
- wykonywanie czynności zastrzeżonych dla koordynatora kontroli zarządczej.
- Prowadzenie ogółu spraw dotyczących zamówień publicznych:
- koordynacja prac MZGM w zakresie zamówień publicznych oraz prowadzenie konsultacji i doradztwa,
- przygotowywanie pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami w sprawie zamówień publicznych, na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z utrzymaniem zasobu w stanie niepogorszonym, w tym ogłoszeń o wszczęciu postępowania, przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności:
- przygotowywanie i rejestrowanie wniosków o zamówienie publiczne,
- określenie trybu przygotowywanego postępowania,
- opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- przygotowywanie propozycji składu komisji przetargowych,
- przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych w sprawie prowadzonych postępowań,
- przygotowywanie wszystkich pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami w zakresie niezastrzeżonym dla komisji przetargowej;
- prowadzenie ewidencji umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia przetargów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
- prowadzenie rejestrów zamówień publicznych,
- sporządzanie planu oraz sprawozdań z zakresu zamówień publicznych,
- Przygotowanie projektów regulaminów wewnętrznych dotyczących stanowiska pracy np. regulaminu pracy, wynagradzania, instrukcji archiwalnej, ZFŚŚ, zamówień publicznych oraz ich aktualizacji”.
- W § 13 pkt 1 regulaminu, po literze k) dodaje się literę l) i literę ł) o następującym brzmieniu:
„l) Prowadzenie ogółu spraw dotyczących wynagrodzeń pracowników: obsługa programu UNICAP - Płace, sporządzanie zaangażowania wynagrodzeń, sporządzanie list płac, rozliczenie wynagrodzeń z pracownikami, Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi podmiotami, sporządzanie niezbędnych deklaracji i sprawozdań w tym zakresie.
ł) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku ruchomego MZGM”.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikowi ds. administracyjnych.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązująca od 1 czerwca 2021 r.
Dyrektor
Mieszkaniowego Zasobu
Gminy Miejskiej Chodzież
/-/ Iwona Szmyt
Informacje
Dominika Maćkowiak
Dominika Maćkowiak
Iwona Szmyt