Zarządzenie nr 11/2021

Zarządzenie  nr  11 /2021

Dyrektora  Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież

z dnia 24 maja 2021r.

w  sprawie  zmiany regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież

Na podstawie § 7 uchwały  nr XLV/386/2014  Rady Miejskiej w Chodzieży  z dnia 27 marca 2014 r.  w sprawie nadania  Statutu Mieszkaniowemu Zasobowi Gminy Miejskiej Chodzież

zarządzam co następuje:

§ 1. Dokonuje się zmiany „Regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież” stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 33/2019 Dyrektora Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież z dnia 2 grudnia 2019 r w sprawie regulaminu organizacyjnego Mieszkaniowego Zasobu Gminy Miejskiej Chodzież, w sposób następujący:

1.  § 12 regulaminu otrzymuje następujące nowe brzmienie:

„§ 12. Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. administracyjnych w szczególności należy:

1. Prowadzenie ogółu spraw kadrowych, w tym :

1. wykonywanie czynności związanych z naborem i zatrudnianiem pracowników,
2. prowadzenie akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej,
3. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej świadczeń pieniężnych związanych ze stosunkiem pracy,
4. sporządzanie dokumentacji związanej z ustaniem stosunku pracy,
5. sporządzanie planu urlopów i kontrola przestrzegania;
6. rozliczanie czasu pracy pracowników,
7. koordynowanie prac i przygotowanie dokumentów związanych z dokonywaniem ocen kwalifikacyjnych pracowników,
8. opracowywanie planów szkoleń oraz organizowanie szkoleń pracowników,
9. prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników; 
10. organizowanie stażów, praktyk w jednostce;
11. prowadzenie całokształtu zagadnień związanych ze sprawami socjalnymi pracowników;
12. prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem pracowników w służbowe telefony komórkowe,  przygotowanie umów na dojazdy;
13. obsługa programu UNICAP - Kadry,
14. sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie wynikającym ze stanowiska pracy.

2. Prowadzenie obsługi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
3. Prowadzenie obsługi administracyjno – gospodarczej, w tym:

1. obsługa sekretariatu, przyjmowanie interesantów i organizowanie spotkań Dyrektora,
2. obsługa centrali telefonicznej i korespondencji elektronicznej, nadzór nad funkcjonowaniem i modyfikacją strony internetowej,
3. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących z MZGM oraz innych spraw kancelaryjnych,
4. prowadzenie rejestrów:
   •  zarządzeń wewnętrznych,
   •  rejestr skarg i wniosków,
   • rejestr kontroli zewnętrznych,
   • rejestr upoważnień i pełnomocnictw,
   • rejestru delegacji służbowych;
   • przechowywanie aktów prawnych prawa miejscowego dotyczących jednostki,
5. przygotowanie i realizacja zamówień na dostawy i usługi w rozdziale 70004, w tym sporządzanie projektów umów, 
6. bieżąca kontrola wydatków na poszczególnych paragrafach, kontrola merytoryczna dowodów i prowadzenie zaangażowania wydatków w zakresie wynikającym ze stanowiska pracy,
7. zaopatrzenie jednostki w meble, sprzęt komputerowy, inne środki techniczne oraz materiały biurowe, druki, prasę; 
8. nadzór nad utrzymaniem bezpieczeństwa, porządku i czystości w pomieszczeniach jednostki oraz w jego otoczeniu; 
9. nadzór i koordynacja nad prowadzeniem składnicy akt oraz obsługi  dokumentacji archiwalnej MZGM;
10. koordynacja procesu administrowania siecią komputerową jednostki  koordynacja użytkowania sprzętu komputerowego; analizowanie potrzeb w zakresie systemów informatycznych; 
11. aktualizacja strony internetowej MZGM oraz BIP;
12. koordynacja procesu zarządzania danymi osobowymi i ścisła współpraca z inspektorem ds. RODO, gromadzenie dokumentacji procedur w zakresie RODO, prowadzenie ewidencji osób  upoważnionych do przetwarzania danych.
13. wykonywanie czynności zastrzeżonych dla koordynatora dostępności;
14. wykonywanie czynności  zastrzeżonych dla koordynatora kontroli zarządczej.

4. Prowadzenie ogółu  spraw dotyczących zamówień publicznych:

1. koordynacja prac MZGM w zakresie zamówień publicznych oraz prowadzenie konsultacji i doradztwa,
2. przygotowywanie pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami w sprawie zamówień publicznych, na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z utrzymaniem zasobu w stanie niepogorszonym, w tym ogłoszeń o wszczęciu postępowania, przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności:

• przygotowywanie i rejestrowanie wniosków o zamówienie publiczne,
• określenie trybu przygotowywanego postępowania,
• opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
• przygotowywanie propozycji składu komisji przetargowych,
• przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych w sprawie prowadzonych postępowań,
• przygotowywanie wszystkich pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami w  zakresie niezastrzeżonym dla komisji przetargowej;

3. prowadzenie ewidencji umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia przetargów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
4. prowadzenie rejestrów zamówień publicznych,
5. sporządzanie planu oraz sprawozdań z zakresu zamówień publicznych,

5. Przygotowanie projektów regulaminów wewnętrznych dotyczących stanowiska pracy np. regulaminu pracy, wynagradzania, instrukcji archiwalnej, ZFŚŚ, zamówień publicznych oraz ich aktualizacji”.

2. W § 13 pkt 1 regulaminu, po literze k) dodaje się literę l) i literę ł) o następującym brzmieniu:

„l) Prowadzenie ogółu spraw dotyczących wynagrodzeń pracowników: obsługa programu UNICAP - Płace, sporządzanie zaangażowania wynagrodzeń, sporządzanie list płac, rozliczenie wynagrodzeń z pracownikami, Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi podmiotami, sporządzanie niezbędnych deklaracji i sprawozdań w tym zakresie.

ł) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku ruchomego MZGM”.

§ 2. Wykonanie zarządzenia  powierza się  pracownikowi ds. administracyjnych.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązująca od 1 czerwca  2021 r.

Dyrektor

Mieszkaniowego Zasobu

Gminy Miejskiej  Chodzież

/-/ Iwona Szmyt